Devi Organizzare meeting per aziende Roma, non un congresso! se inviti 100 persone ma di fatto solo 20 di loro sono coinvolte stai certo che gran parte del budget che hai speso è andato sprecato.
hai prenotato una grande sala meeting per un centinaio di invitati, quando invece avresti potuto risparmiare parecchio organizzando il tuo incontro in una confortevole e accogliente saletta per le sole persone interessate. la psicologia insegna che quando un individuo è inserito in un gruppo subisce il principio psicologico di inerzia sociale e la conseguente percezione di distribuzione di responsabilità. secondo questo principio un soggetto, se circondato da altre persone tende a percepire meno la sua responsabilità sulla situazione contingente, sentendosi anche meno colpevole in caso di fallimento.
più il gruppo è grande e meno un individuo si sentirà responsabile, soprattutto nel caso in cui ritiene che la sua presenza non sia essenziale allo svolgimento dell’attività. questa norma psicologica spiegherebbe il motivo per cui in piccoli gruppi le persone si sentono più coinvolte ed invogliate a partecipare. ora, per il tuo meeting è necessario invitare attori, non spettatori, soprattutto in caso di riunioni di lavoro che prevedono un confronto e la ricerca di nuove idee per implementare un progetto o per la valutazione di un piano di lavoro.
se ad una riunione sono presenti tutti: dal direttore d’azienda al nuovo stagista assunto, allora quasi sicuramente siamo di fronte ad un incontro senza senso! limitare il numero di presenze significa meeting più brevi, partecipanti più coinvolti e risultati migliori. Pianifica è di fondamentale importanza creare un piano di lavoro, specificando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. dovrai quindi stilare un ordine del giorno, illustrando in anticipo gli argomenti che verranno affrontati. la prima cosa da definire sono gli obiettivi: se non ne hai uno evita di convocare la riunione.
innanzitutto gli obiettivi devono essere ‘s.m.a.r.t.’: significativi ovvero specifici, chiari, non vaghi misurabili facili da misurare, in modo da capire come si sta procedendo accessibili devono essere raggiungibili sulla base delle risorse e delle capacità a propria disposizione realistici non devono essere troppo lontani dalla realtà, altrimenti risultano scoraggianti tempestivi è necessario determinare un periodo di tempo entro il quale devono essere raggiunti dopodiché dovrai esporre le idee ordinatamente e fare in modo che i vari argomenti siano connessi tra loro, evitando di saltare da un tema all’altro, senza avere la foga di esporre tutto il prima possibile.
non devi mai perdere il focus, mantenendo saldo il punto di arrivo del consulto e controllando gli elementi destabilizzanti, che portano a sviare l’argomento dal punto che si era stabilito. è inoltre utile informare preventivamente i partecipanti di quel che verrà affrontato in riunione, magari inviando un allegato con informazioni. in questo modo possiamo rendere noto il contributo che verrà chiesto ad ognuno e preparare materiali e sussidi che si utilizzeranno. infatti, se i partecipanti sanno già di cosa si andrà a trattare arriveranno più preparati, e persone più preparate garantiscono una riunione più efficiente.
meglio ancora se la scaletta viene appuntata su fogli che verranno distribuiti tra i partecipanti, oppure lasciata perennemente sullo sfondo, magari proiettata su un grande telo appeso alla parete, grazie ad un videoproiettore. una volta pianificato il lavoro da svolgere, sei pronto per la convocazione della riunione aziendale prepara una presentazione sei lo speaker principale della riunione aziendale e ci tieni ad essere veramente chiaro verso i tuoi interlocutori.
Puoi Contattarci al numero 0645548090
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